Qu’est-ce qu’un projet ?

Les fondamentaux du management de projet – Episode 1

Alors que dans le langage courant le mot « projet » a des contours flous, en management de projet c’est un terme extrêmement précis dont la définition contient en filigrane toutes les difficultés auxquelles seront confrontées les personnes à qui sont confiés ces projets : la gestion des risques, la définition des objectifs et leur validation (par qui, sous quelle forme…), le portage du projet, son management (suivi, prise de décisions aux instants critiques…), la définition des ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet et le management des activités liées à la mise en œuvre du projet… auxquels on peut ajouter le problème de la légitimité du pilote du projet…

Cet article est le premier d’une série intitulées : Management de projet – Les fondamentaux

Voir l’introduction de cette série

Fondamentaux du management de projet

Episode 1 – Qu’est-ce qu’un projet ?

Un mot aux contours flous dans le langage courant

Le Petit Robert (édition 2008) propose deux sens pour le mot projet :

  1. « Image d’une situation, d’un état que l’on pense atteindre (dessein, idée, intention…)… ce que l’on se propose de faire, à un moment donné »
  2. « Travail, rédaction préparatoire, premier état (canevas, ébauche, esquisse, schéma…) »

Comme on peut le voir, dans le vocable commun, le mot  »projet » peut indifféremment désigner une finalité, plus ou moins probable, et le moyen d’y parvenir (rédaction préparatoire…).

Appliqué au management, on pourra parler de : projet stratégique, projet d’entreprise, projet d’établissement, projet de service, projet d’investissement, projet de mise en place d’un nouvel outil informatique, projet de développement d’un nouveau produit, projet de mise en production de ce nouveau produit…

Là encore, la notion de projet recouvre des dimensions bien différentes par la précision de leur finalité, par leur durée dans le temps, par les outils qui seront utilisés pour la mise en œuvre, ou encore par les personnes qui seront chargées de leur donner corps.

Un mot à la définition précise en management de projet

En management de projet, le mot  »projet » répond à une définition précise :

« Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources » (ISO 9000:2005 § 3.4.3).

En bleu figurent les cinq éléments à retenir de la définition :

  1. Un projet est un processus qui a la particularité d’être unique, par opposition à des processus que l’on peut qualifier de  « permanents » ou de « récurrents ». Deux projets peuvent se ressembler, mais ils ne sont jamais totalement identiques. Cette unicité a pour conséquence qu’il est toujours difficile de totalement maîtriser le déroulement du projet, particulièrement s’il est fortement ouvert (s’il y a des interactions entre l’environnement et le déroulement du projet). Cette incertitude, caractéristique des  »processus projets », nous imposera de prendre en compte et de manager le risque.
  2. Un projet a une date de début et de fin, c’est un processus à durée déterminée. Cette caractéristique découle du principe d’unicité ci-dessus (un processus qui n’a pas de fin est un processus permanent). Elle a une conséquence importante : les personnes qui travaillent sur le projet, le font également à durée déterminée, soit en passant successivement d’un projet à l’autre, soit en combinant participation au projet et implication dans un/des processus permanents de l’organisme qui les emploie. Pour conduire le projet on  »détourne » des moyens ou des ressources permanentes de l’organisme vers une organisation temporaire qui devra être pilotée (managée), sans nécessairement s’appuyer sur le système hiérarchique traditionnel de l’organisme.
  3. Le projet est  entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques. Dit autrement, cela signifie que l’on attend du « processus projet » d’être efficace (rapport entre le résultat obtenu et le résultat attendu). Cela implique qu’un projet est parfaitement défini quant à sa finalité : on sait ce que l’on veut obtenir et on sait également quelles satisfactions en attendent les parties intéressées (nous reviendrons plus tard sur la notion de parties intéressées).
  4. Le « processus projet » ne vise pas seulement l’efficacité, mais aussi l’efficience (rapport entre le résultat obtenu et les moyens mis en œuvre pour y parvenir), puisqu’il intègre également  un ensemble de contraintes à respecter : consommation de ressources, maîtrise des coûts, respect des délais (on pourrait y ajouter le niveau de qualité, mais il est déjà défini dans l’objectif et dans les exigences spécifiques auxquels il doit répondre).
  5. Pour être à la fois efficace et efficient, il s’agit de coordonner et de maîtriser des activités : le projet est donc également un système de management.

Résumons :

le projet est un système de management d’activités, à durée déterminée, qui vise à être efficace et efficient dans un cadre impliquant une part d’incertitude. C’est à la fois :

  • un résultat à obtenir (ou résultat attendu ou objectif) ;
  • la façon de l’obtenir (comment on s’y prendra, le plan d’action…) ;
  • la quantification des ressources qui seront nécessaires pour y parvenir ;
  • l’analyse des risques liés aux incertitudes, l’anticipation de leurs conséquences sur le projet et des moyens d’y faire face ;
  • et un système de pilotage et de régulation qui permettra la mise en œuvre la plus pertinente possible.

Derrière la définition

Si la définition normalisée peut paraître austère, elle a le mérite d’être précise et complète… tout au moins si l’on explore ce qui se cache derrière ; en voici quelques exemples qui seront développés dans de prochains articles :

  • Nous avons déjà vu que derrière le processus unique se cachait de l’incertitude, donc du risque ; et faire du management de projet, c’est également faire du management du risque.
  • Si le projet a un début et une fin, c’est qu’il y a une prise de décision qui donne le feu vert pour sa mise en œuvre, ce qui implique des acteurs, deux au minimum : un commanditaire (qui décide du lancement du projet) et un pilote (qui sera chargé de le mettre en œuvre). Ces deux personnes ont toutes deux un rôle important pour la réussite du projet.
  • Si le projet a un début, il n’est pas né ex-nihilo : avant de le lancer, il a fallu le définir.… Mais comment passe-t-on d’une idée à un projet ?
  • Le projet a pour but d’atteindre un objectif : il a donc un résultat attendu, un ou des livrables parfaitement définis, donc évaluables… mais derrière l’objectif existent aussi des exigences, c’est-à-dire qu’il doit permettre de répondre aux attentes d’un ou plusieurs bénéficiaires… voici ainsi un troisième acteur du projet qui apparaît.

A suivre…

Denis CHAUMAT